Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư quy định rõ ràng và chi tiết về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Việc nắm vững quy chuẩn không chỉ giúp văn bản của cơ quan, doanh nghiệp chỉn chu, chuyên nghiệp mà còn tránh được các lỗi sai sót pháp lý cơ bản.

1. Quy định khổ giấy, căn lề trang A4

Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy A4 (210 mm x 297 mm), theo chiều đứng. Căn lề tiêu chuẩn:

  • Lề trên: Cách mép trên từ 20 - 25 mm (2.0 - 2.5 cm).
  • Lề dưới: Cách mép dưới từ 20 - 25 mm (2.0 - 2.5 cm).
  • Lề trái: Cách mép trái từ 30 - 35 mm (3.0 - 3.5 cm) để đóng bìa.
  • Lề phải: Cách mép phải từ 15 - 20 mm (1.5 - 2.0 cm).

2. Giải pháp 1-Click tự động hóa với V-FORMAT

Thay vì phải căn chỉnh thủ công từng đoạn, sử dụng Add-in V-FORMAT trên Microsoft Word sẽ giúp bạn chuẩn hóa toàn bộ văn bản chỉ trong 1 cú nhấp chuột.